人事業務と生成AI活用！Google NotebookLMで効率化できること5選

「この問い合わせや質問ってよくあるなぁ…」「あの規定、どこに書いてあったっけ？」

人事の仕事は、社員からの問い合わせ対応が多いです。社内規定・マニュアル探し、各種レポート作成などなど、細かくて幅広い業務にも追われがちですよね。

これらの定型業務に時間が取られてしまい、本来やりたい戦略的な人事企画や、社員とのコミュニケーションの時間が削られてしまう…。人事の仕事をされている方ならあるある話かもしれません。

今回は、これらの人事業務を大きく変える可能性のあるGoogleのAIツール「NotebookLM」を特集します。

AI活用と聞くと難しそうに感じるかもしれませんが、生成AIはあなたの頼れるアシスタントとして、毎日の働き方を劇的に効率化してくれるかもしれません。

本記事では、NotebookLMが人事のどんな場面で役立つのか、そして使う上での大切なポイントを分かりやすくご紹介します。

人事の業務効率化を実現したい方、必見です！

イケジンRadioでもNotebookLMについて語りました！

NotebookLMとは？ 会社だけの情報が学べるAIアシスタント

最近、「生成AI」を業務に使うことが一般的になりつつありますよね。インターネット上の膨大な情報をもとに文章を作成したり、画像を生成したり、質問に答えてくれたりと、様々な便利なAIツールが登場しています。

しかし、時には「ハルシネーション」と呼ばれる誤まった情報を作り出してしまうリスクも。ChatGPTの無料版では、検索の内容によっては「存在しないお店」や「世の中にはない書籍」を作り出してしまうこともあります。

NotebookLMなら、あなたが持っているデータだけをベースに学習しアウトプットを出すので、誤情報を出す心配はありません。また、インターネット上から情報を取ってこないので、自分が知りたい情報だけを抽出することができます。

例えば、就業規則、社内マニュアル、過去の議事録、業務報告書など、あなたの会社の「社内ナレッジ」だけを読み込み、それに基づいて要約を作成したり、質問に答えてくれる「専門のAIアシスタント」になるのです。

外部の不確かな情報に影響されないため、あなたの会社の情報に基づいた、より正確で信頼性の高い回答が期待できます。

ハルシネーションのリスクを抑えられることは、機密情報を取り扱う人事にとっては大きなメリットです。

NotebookLMで効率化できること5選

では、このGoogle NotebookLMが、具体的にどのような人事業務の効率化を実現できるのでしょうか？

いくつかの活用例を見てみましょう！

新入社員オンボーディング、質問対応はAIに任せる

新入社員の受け入れは、人事の大切な仕事です。

会社や環境に慣れてもらうまでは、様々な情報を提供しつつサポートが必要ですが、新入社員からの基本的な質問（有給の取得方法、経費精算の手順、福利厚生の詳細など）に一つ一つ丁寧に対応したいとは思うものの

人事部のリソースによっては、それなりの負担になることもあります。（特にひとり人事の方など）

そんな時は、NotebookLMに、就業規則、経費精算マニュアル、福利厚生、各種マニュアル、FAQ集などをアップロードしておきましょう。

新入社員はNotebookLMに直接質問を入力するだけで、必要な情報をすぐに得られるようになります。AIは24時間いつでも対応可能なので、新入社員もいつでも遠慮なく質問できます。

人事担当者は、繰り返しの説明やマニュアル探しといった定型的な問い合わせ対応から解放されます。生まれた時間を、新入社員一人ひとりの不安やキャリアに関する相談に乗るなど、人にしかできないフォローや人材育成に使うことができます。

社内ナレッジの共有！「組織の知恵袋」が作れる

ベテラン社員の知識、過去のプロジェクトで得たノウハウ、部署ごとの業務のコツ…。

これらは会社の貴重な社内ナレッジです。しかし、こうした情報は個人の経験に紐づいてしまい、担当者の異動や退職で失われたり（属人化の解消）、必要な時に探し出せなかったりすることが課題となることがあります。

NotebookLMに、議事録、報告書、業務マニュアル、過去の成功事例集など、社内に散らばるドキュメントを集約しておきましょう。

NotebookLMがこれらの情報を整理しておけば「組織全体の知恵袋」のような役割を果たしてくれます。

社員は「あのプロジェクトの反省点は？」「〇〇手続きの注意点は？」といった質問をAIに投げかけるだけで、関連情報を素早く取得することができるは助かりますよね。

社内ナレッジの蓄積と共有が促進され、情報検索にかかる時間を大幅に削減。属人化を解消し、組織全体の知識レベル向上を果たすことができます。

レポート要約・データ分析・書類作成

人事の仕事には、長いレポートやアンケート結果の分析、社内向けのお知らせ作成など、書類やデータを扱う業務も多いです。

NotebookLMに長文ドキュメントを読み込ませれば、内容を短く要約したり、重要なキーワードを抽出したりできます。

従業員アンケートのコメントデータを分析させ、ポジティブ・ネガティブな意見の傾向を素早く掴むことも可能です。さらに、社内通知文の構成案作成など、書類作成の補助としても活用できます。

ドキュメント処理やデータ分析の初動にかかる時間を短縮し、効率を上げられます。より時間をかけて、データから深いインサイトを得たり、読み手に響く分かりやすい文章を作成したりと、付加価値の高い業務に集中できます。

音声データにすることで学習コンテンツ化できる

NotebookLMに取り込んだ情報をベースに「音声コンテンツ」を作ることができます。Studio機能の音声概要で「生成」をクリックすれば数分で作成可能。

男性と女性のAIパーソナリティーが対談形式で説明してくれるので、インプットの質を向上させてくれます。

NotebookLMを人事業務で使う上での大切なポイント

NotebookLMは非常に便利なAIツールですが、人事業務で活用する上では、気をつけておきたい点もあります。

最も重要なのは、機密情報や個人情報の取り扱いです。

NotebookLMにアップロードした情報はAIモデルの学習には使われないとされていますが、人事情報は特にセンシティブです。

そのため、どのような情報をNotebookLMにアップロードするかは、必ず社内の情報セキュリティポリシーやルールを確認し、慎重に判断することが不可欠です。情報漏洩防止への意識を高く持つ必要はありますね。

次に、AIの回答は元の資料に基づきますが、解釈や要約の過程でニュアンスが異なったり、情報が不足したりする可能性はゼロではありません。

AIが出力した情報を鵜呑みにせず、必ず元のドキュメントで内容を確認する（ファクトチェックを行う）習慣を持つことが大切です。AIは強力なアシスタントですが、最終的な確認と判断は私たち人間が行う必要があります。

NotebookLMの効果を最大限に引き出すためには、単にツールを導入するだけでなく、どのようなドキュメントを対象とするか、利用する上でのガイドラインをどう設定するかなど、事前の準備と運用計画も重要になります。

AI活用で、人事の「本質」に時間を使おう

Google NotebookLMは、人事業務における多くの定型的なタスクを効率化し、私たち人事担当者に「時間」という貴重なリソースを与えてくれる強力なツールです。

資料探し、問い合わせ対応、ドキュメントの要約といった「見えない業務」をAIに任せることで、私たちは社員一人ひとりの成長支援、組織文化の醸成、採用戦略の立案。

そして「人」と「人」との温かいコミュニケーションといった、人事業務の最も大切で、人間にしかできない部分に、より多くの時間とエネルギーを注ぐことができるようになります。

人事業務の効率化は、単に楽をするためではなく、社員の満足度向上や組織全体の活性化といった、より大きな成果に繋がるものです。

もしあなたが日々の業務に追われ、「もっと大切なことに時間を使いたい」と感じているなら、ぜひ一度Google NotebookLMの活用を検討してみてはいかがでしょうか。

AI活用によって、あなたの人事の働き方がきっと変わります。そして、より戦略的で、より社員に寄り添える「イケてる人事」への道が開けるはずです。

NotebookLMを試して、人事業務の新しい可能性を発見しましょう！